4 listes pour booster votre efficacité et organiser votre vie

Notre travail, nos études, notre organisation personnelle, l’organisation du quotidien de la famille et même la préparation de nos vacances, nos vies sont remplies de listes d’actions à réaliser, de projets plus ou moins urgents, de produits du quotidien à acheter, de matériel à faire réparer, de demandes auxquelles il faut répondre… ou pas !

Comment nous y retrouver dans cette multitude d’information, dans cette infobésité constante ? 

Comment être sûr de ne rien oublier ?

Est-ce qu’il vaut mieux avoir une ou plusieurs listes ?

Où noter tout ça, sur un carnet, dans un outil ou une appli ? Mind mapping, Notion, Trello, Excel…

Et quelle méthode utiliser pour organiser nos notes, notre liste d’actions ? GTD, Bullet Journal, matrice d’Eisenhower…

Et d’ailleurs, pourquoi on devrait faire une to do list ?

Avant le comment, le pourquoi !

Pourquoi utiliser des listes ?

Au quotidien, nous sommes bombardés d’information et notre cerveau, et en particulier notre mémoire immédiate, ne peut stocker qu’un nombre limité de données, on parle souvent de la limite de 7 informations différentes.

De plus, si nous souhaitons utiliser toutes nos capacités de réflexion, de création, d’investigation de nos sujets prioritaires, nous devons stocker toutes les petites et grandes choses à faire dans un endroit sûr pour nous consacrer entièrement à notre action en cours. Cela contribue à notre meilleure attention et à notre sérénité.

Quoi de plus agaçant d’avoir la liste de courses pour le diner du soir qui tourne dans notre tête alors que nous devons nous concentrer sur cette présentation ou ce devoir à rendre le lendemain ! Ou se rappeler d’emporter notre sac de sport le lendemain quand on est prêt à s’endormir et qu’on a oublié de le mettre en évidence dans l’entrée !

Les to do et les listes vont nous aider dans les moments aussi divers que :

• Planifier et piloter nos projets,
• Organiser notre journée,
• Répartir dans le temps nos révisions avant un examen ou un concours,
• Identifier nos priorités du jour, du mois, de l’année,
• Lister les films à voir, les livres à lire,
• Lister les choses à faire un jour peut-être,
• Préparer notre liste de voyage pour tous nos déplacements à venir, professionnel ou personnel,
• Et bien d’autres choses encore !

Et vous, pour quoi et pourquoi avez-vous besoin de constituer des listes et d’organiser votre to do ?

4 types de listes pour organiser votre vie

De multiples possibilités de listes ou de to do s’offrent à vous et elles peuvent être différentes, voire combinées entre elles en fonction du contexte et de vos besoins.

Pour simplifier, Il y a 4 types de listes :

1. Les listes éphémères, ce sont des listes d’organisation et de passage à l’action à court terme : les to do, l’agenda, les courses
2. Les listes d’organisation des projets en cours de réalisation comme le plan d’actions, le planning, l’organisation d’un voyage
3. Les listes permanentes ou collections pour faciliter le quotidien en automatisant certaines activités ou en regroupant des informations à conserver
4. Les listes de réflexion et de projets à moyen terme sont comme des collections au service de notre vision

Pour comprendre les différences entre ces listes, leurs spécificités et leurs atouts, rentrons un peu plus dans le détail.

La liste éphémère

Elle s’utilise pour l’organisation de la journée, personnelle ou professionnelle. Les actions à réaliser peuvent être extraites d’une liste plus globale de la semaine ou de projet. Elle a une durée de vie d’une journée à une semaine.

L’objectif est d’identifier les 3 principales actions à réaliser qui vont nous rapprocher de notre objectif plus global.

Par exemple, je souhaite organiser une réunion pour ma communauté d’acteurs qui traitent des leads digitaux dans mon Groupe.

Je peux commencer par :

• Constituer un ordre du jour en m’appuyant sur le retour à un questionnaire réalisé précédemment,
• M’assurer que les intervenants sur certains contenus seront disponibles à la date prévue,
• Rédiger une des thématiques qui est de mon périmètre.

Autre exemple pour les étudiants, je cherche un stage pour valider ma formation, je vais :

• Définir le type d’entreprises et le type de missions que je souhaite réaliser,
• Rechercher les offres de stage qui m’intéressent sur les sites généralistes ou spécialisés,
• Mettre à jour mon CV avec mes dernières expériences et l’adapter aux offres,
• Préparer une méthode de suivi de ma recherche intégrant les coordonnées de l’entreprise, le stage proposé, la date d’envoi de ma candidature, la date de relance…

Si une action n’est pas réalisée dans la journée, la planifier dans l’agenda permet :

• De formaliser un espace-temps pour réaliser une action importante,
• De s’assurer de la terminer avant une date précise,
• D’avancer sur notre projet prioritaire.

Un dernier exemple de la vie quotidienne, la liste de courses. Si vous réalisez une grande partie de vos courses une fois par semaine, la meilleure façon de constituer la liste de courses est de noter, au fur et mesure de la semaine, les produits terminés à renouveler ou les ingrédients nécessaires à la préparation des repas prévus.

Et pour que les courses ne se transforment pas en labyrinthe, l’astuce est de regrouper sur la liste les produits par zone du magasin :

• Les produits frais,
• Les légumes et fruits,
• L’hygiène,
• Les produits d’entretien,
• Les produits secs…

Et on peut même combiner cette astuce avec le fait d’avoir une liste permanente (on verra cette notion plus loin) avec les produits achetés toutes les semaines : yaourts, lait, beurre, oranges pour le jus frais du dimanche…

Les listes d’organisation des projets en cours

Lorsqu’on parle d’organisation de projets, la durée va souvent s’étirer sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Comment mettre en place des listes et des modèles que nous allons pouvoir utiliser et mettre à jour facilement sur toute la durée du projet ?

Dans ce cas, la liste de tâches va prendre plusieurs formes pour répondre au besoin d’avoir une vision à la fois globale et détaillée.

Pour la vision macro ou globale, le planning est la version idéale pour visualiser d’un seul coup d’œil les grandes phases, leur chronologie, leurs interactions ou dépendances et leur positionnement dans le temps, du début à la fin du projet.

Mais ce n’est pas suffisant. La liste détaillée de tâches par phase ou plan d’actions est souvent indispensable pour découper les grandes phases en actions réalisables et actionnables facilement. Ce sont les actions SMART.

Dans cette liste, les actions pourront également être affectées à des responsables d’actions, avec une date de début et de fin, un statut d’avancement, une priorité et un commentaire.

Cela amène d’ailleurs à une autre liste : les parties prenantes ou plus simplement, l’ensemble des acteurs d’un projet, qu’ils soient :

• Responsable de la tâche, attribuée selon les compétences nécessaires,
• Approbateur, souvent plusieurs personnes organisées en Comité de Pilotage ou Comité Exécutif pour valider les décisions,
• Consulté, en général des experts qui apportent des précisions pour que la tâche soit réalisée au mieux, un service juridique ou conformité par exemple,
• Informé, toutes les personnes ou services impactés par l’exécution de la tâche, les acteurs du projet, les utilisateurs finaux.

La liste des acteurs et contributeurs d’un projet et leurs rôles peut se présenter sous la forme d’une matrice « RACI », acronyme des 4 rôles en français ou en anglais (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Le macro-planning est souvent réalisé sur PowerPoint pour le partager facilement lors de réunions d’information ou de validation. Certains logiciels spécialisés peuvent être parfois utilisés pour le plan d’actions, comme MS Project. Cependant, Excel fait aussi très bien le job et est plus simple d’accès. Le RACI des parties prenantes peut au choix être construit sur PowerPoint ou Excel.

Ce sont les outils les plus courants en entreprises aujourd’hui.

D’autres outils comme Mind Manager qui permet de créer des mind maps ou Notion qui est un espace en ligne privé et personnalisable à l’infini méritent un développement spécifique pour découvrir leurs incroyables potentiels. Cela va ouvrir votre champ des possibles !

Les listes de projets concernent aussi bien sûr notre vie personnelle :

• L’organisation d’un anniversaire,
• La planification d’un prochain voyage,
• L’organisation de révision pour un examen ou un concours.

Les listes permanentes ou les collections

Ces listes permanentes nous aident à simplifier le quotidien et à rendre automatiques des tâches répétitives ou rébarbatives :

• La liste de courses récurrentes,
• La liste de voyage

Est-ce que cela vous est déjà arrivé de partir en vacances en vous disant que vous avez oublié quelque chose d’important ? couper le chauffe-eau, prendre vos lunettes de soleil…

Personnellement, cela fait des années que j’utilise une liste de voyage qui détaille tout ce que je dois prendre :

• Vêtements,
• Trousse de toilette,
• Trousse de médicaments,
• Matériels de loisirs, jeux, livres,
• Matériels technologiques et câbles de chargement,
• Panier pique-nique,
• Documents de voyage,
• Choses à faire ou à prendre au dernier moment…

Cette liste comprend une base fixe et s’adapte en fonction de la saison, de la durée du voyage, de l’âge des enfants, des lieux ou pays visités… Cela a été une vraie révolution pour diminuer le stress d’oublier quelque chose, même si je n’aime toujours pas faire les valises et que bizarrement, c’est toujours moi qui récupère cette tâche…

L’idée des collections vient du livre La méthode Bullet Journal de Ryder Carroll. Ce sont toutes les tâches qui peuvent se transformer en projet et aussi tout ce qu’on souhaite tracer ou garder en mémoire :

• Les films à voir,
• Les livres lues,
• Les dates anniversaires de notre famille et de nos amis,
• Les idées de cadeaux pour nos proches,
• Les choses à faire un jour peut-être ou bucket list
• Les choses à apprendre, les lieux à visiter cette année,
• Les petits plaisirs du quotidien qui détendent ou mettent de bonne humeur… c’est la liste d’urgence quand on a besoin de prendre du recul !

Les listes de réflexion et de projets à moyen terme

Nous avons vu les 3 principales types de listes qui permettent de traiter le flux de nos projets et activités au quotidien et dans le futur proche. Les listes de réflexion sont des collections au service de notre vision :

• Les choses à faire un jour,
• Les projets pas encore commencés,
• Les nouveautés à tester,
• Les projets de vie et les rêves à long terme qui ont besoin de mûrir…

La meilleure méthode d’utilisation des listes est celle que vous maintenez dans le temps

Comment mettre en musique l’utilisation des listes au quotidien ?

Deux méthodes sortent du lot pour s’organiser, faire ressortir nos priorités et se concentrer sur ce qui est important :

• La méthode GTD Getting Things Done ou S’organiser pour réussir de David Allen
• La méthode Bullet Journal de Ryder Carroll

Comment utiliser et combiner ces 2 méthodes ?

Si votre agenda professionnel est dépendant d’autres personnes, comme en entreprise où vous n’êtes pas totalement maître de votre agenda, la méthode GTD apporte de la clarification avant de passer à l’action.

Pour l’organisation personnelle, la méthode du Bullet Journal, grâce à l’utilisation d’un carnet et de l’écriture manuscrite offre une déconnexion numérique et un temps de réflexion, comme dans une bulle de concentration très agréable.

La méthode GTD ou Getting Things Done

Dans la méthode GTD, l’auteur nous propose un process pour :

• Capturer toutes les informations : mails, notes, courriers, comptes-rendus…
• Clarifier les informations : identifier les actions, celles à faire immédiatement, les projets et les prochaines actions, celles à planifier,
• Organiser c’est-à-dire planifier dans l’agenda, lister les actions en fonction du contexte (bureau, PC, téléphone…), de notre énergie et de notre temps disponible,
• Réfléchir et revoir régulièrement, toutes les semaines ces 3 premières étapes pour mettre à jour les listes d’actions et de projets, prendre de la hauteur, avoir une vision d’ensemble,
• S’engager et réaliser les actions priorisées.

Méthode GTD schématisée avec MindManager

Pour démarrer avec la méthode GTD

• Lister toutes les actions en cours ou à démarrer,
• Identifier celles à conserver (actionnables et prioritaires), celles à réaliser tout de suite (en moins de 2 minutes),
• Intégrer les actions à réaliser un jour précis dans votre agenda,
• Lister les projets non encore démarrés,
• Intégrer dans votre agenda une revue hebdomadaire de ces listes en début ou fin de semaine.

Et j’ajouterai, pour contribuer à une meilleure concentration :

• Désactiver toutes les notifications (pop-up, sonores…) de la messagerie, de Teams et tout autre outil qui organise et priorise votre temps et vos actions à votre place sans que ce soit votre choix délibéré,
• Ne consulter votre messagerie que 2 ou 3 fois par jour et surtout après avoir réalisé votre priorité 1 du jour, au risque de traiter les priorités des autres avant les vôtres !

La méthode du Bullet Journal

La méthode du Bullet Journal de Ryder Carroll privilégie l’utilisation d’un carnet et de l’écriture manuscrite. Cela permet de nous accorder un temps de réflexion, déconnecté du flux numérique incessant à portée de clic sur nos PC ou smartphone et de nous assurer une meilleure concentration.

Le bullet Journal apporte à la fois la méthode et sa mise en œuvre avec l’outil préconisé, un carnet. Comment enfin organiser à la fois ses listes de tâches, son agenda, ses notes de réflexion, une idée qui émerge soudainement, ses listes permanentes ou collections…

Dans le bullet Journal, nous avons une vision de ce qui est important pour nous, visuellement, à la fois globalement et de façon détaillée, comme avec le mind mapping, particulièrement efficace également.

Pour la vision globale :

• Un index des pages pour retrouver facilement les informations,
• Un planning annuel, mois par mois,
• Des collections : projets à piloter, livres à lire, prise de notes,
• L’inventaire mental : ce que je fais en ce moment, ce que je devrais faire (responsabilités), ce que j’aimerais faire (objectifs, vision long terme)

Pour la vision détaillée :

• Les pages mensuelles, voire hebdomadaires,
• Les listes quotidiennes avec des marqueurs de priorités, d’actions réalisées…

Un process de revue mensuelle pour :

• Identifier ou revoir les projets et les priorités,
• En s’appuyant sur les informations issues du planning, du mois précédent, des actions en cours, des collections intégrant des actions.

Ces méthodes seront détaillées dans de prochains articles pour décrire au mieux leurs atouts et comment les utiliser.

Pour démarrer avec la méthode Bullet Journal

• Choisir un carnet, idéalement un LEUCHTTURM1917 A5 pointillés qui donne le plus de souplesse dans la prise de notes, de dessins, schémas. Si vous souhaitez malgré tout un outil qui allie les avantages de l’écriture et du numérique, je teste actuellement la tablette ReMarkable qui peut aussi intégrer le Bullet Journal,
• Créer l’index, le planning annuel, une page pour le mois qui commence,
• Lister les informations utiles dans le planning annuel et le mois : événements, rdv,
• Commencer la liste de tâches en cours et à réaliser.

Pour aller plus loin, quelques livres à lire

• L’art des listes, simplifier, organiser, enrichir sa vie, Dominique Loreau
• La méthode Bullet journal, comprendre le passé, organiser le présent, définir le futur, Ryder Carroll
• S’organiser pour réussir, la méthode GTD (Getting Things Done) ou l’art de l’efficacité sans le stress, David Allen
• Changer d’altitude, Bertrand Piccard

Et vous, quelles listes de tâches utilisez-vous et comment organisez-vous la mise en actions ?

J’ai hâte de lire vos commentaires !